หน่วยที่ 1  ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับวิชาชีพเลขานุการ

Filename: j0400324.jpg
Keywords: business women, businesses, corridors ...
File Size: 194 KB

แบบทดสอบก่อนเรียน

แนวคิด
    งานเลขานุการ เป็นอาชีพที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานของธุรกิจประเภทต่าง ๆ ที่จะขาดเสียมิได้  เนื่องจากการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน  จะราบรื่นสำเร็จลุล่วงได้ด้วยดีก็ด้วยเลขานุการที่ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกและประสานงาน  ดังนั้นความเจริญก้าวหน้าและความสำเร็จของธุรกิจส่วนหนึ่งจึงขึ้นอยู่กับเลขานุการ  ผู้ที่ประกอบอาชีพเลขานุการจึงควรมีความรู้พื้นฐานในงานอาชีพเลขานุการ  เพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับการประกอบอาชีพต่อไปในอนาคต

สาระการเรียนรู้
    1.  ความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขานุการ
    2.  ความหมายของคำว่า "เลขานุการ"
    3.  ประเภทของเลขานุการ
    4.  ความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการ
    5.  คุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการ
    6.  คุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการ

ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง
    1.  อธิบายความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขานุการได้
    2.  บอกความหมายของ "เลขานุการ" และรากศัพท์ของคำว่า Secretary ได้
    3.  อธิบายประเภทของเลขานุการได้
    4.  อธิบายความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการได้
    5.  อธิบายคุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการได้
    6.  อธิบายคุณลักษณะเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการได้

Filename: j0284022.gif
Keywords: communications, fax machines, faxes ...
File Size: 9 KB

ความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขานุการ
        ในปัจจุบันผู้บริหารต่างมองเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่ต้องมีเลขานุการที่มีความรู้ความสามารถไว้ช่วยงาน  เนื่องจากผู้บริหารมีภาระในการทำงานที่สำคัญ ๆ ในเรื่องต่าง ๆ เช่น การวางแผนการดำเนินงานของหน่วยงาน  การกำหนดนโยบายของหน่วยงานเพื่อให้เกิดความก้าวหน้าและประสบความสำเร็จ  การตรวจและติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงาน  ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องการผู้ที่มีความรู้ความสามารถและไว้วางใจได้มาช่วยงาน เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานในด้านต่าง ๆ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วถูกต้องตามที่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเลขานุการนั้นมีอิทธิพลต่อการทำงานของผู้บริหารทั้งทางตรงและทางอ้อม จึงนับได้ว่าเลขานุการเป็นผู้ที่มีส่วนสำคัญอย่างมากที่จะทำให้งานของผู้บริหารประสบผลสำเร็จหรือล้มเหลวได้
        ดังนั้น ในการดำเนินธุรกิจประเภทต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องพึ่งพาอาศัยผู้ที่ทำงานในหน้าที่เลขานุการด้วยกันทั้งสิ้น  หรืออาจกล่าวได้ว่าเลขานุการเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญและความจำเป็นต่อหน่วยงานต่าง ๆ ทุกประเภทนั่นเอง  ดังคำกล่าวที่มีผู้เปรียบเปรียบเปรยไว้ว่า "ถ้าเลขานุการในโลกนัดหยุดงานพร้อม ๆ กันแล้วธุรกิจทุกอย่างทั่วโลกต้องหยุดชะงักตามไปด้วย"
        จึงสรุปได้ว่างานอาชีพเลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นต่อผู้บริหารและการดำเนินธุรกิจที่จะขาดเสียมิได้  แต่สิ่งที่สำคัญที่ทำหน้าที่เลขานุการควรมีทักษะความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงานสำนักงานในทุก ๆ ด้าน โดยเฉพาะในปัจจุบันเลขานุการจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้เป็นอย่างดี  ตลอดจนเป็นผู้ที่มีคุณธรรมในการปฏิบัติหน้าที่  ซึ่งจะนำไปสู่ความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของบุคลากรทุก ๆ ฝ่าย

ความหมายของคำว่า "เลขานุการ"
        "เลขานุการ" สนธิมาจากคำว่า "เลขา+อนุการ" เป็นเลขานุการ  ซึ่งความหมายของ "เลขา" แปลว่า ลาย รอยเขียน ตัวอักษร การเขียน งามดังเขียน  ส่วนคำว่า "อนุการ" แปลว่า การทำตาม การเอาอย่าง อย่างไรก็ตาม จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน ฉบับปี พ.ศ. 2542 ให้ความหมายของคำว่า "เลขานุการ" หมายถึง  ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
        ในภาษาอังกฤษ Secretary ซึ่งมีรากศัพท์มาจากภาษาลาตินว่า "Secretum" หรือ "Secret" แปลว่าความลับ  ดังนั้น Secretary จึงเป็นว่าผู้ความลับ ผู้รักษาความลับ  ฉะนั้น  การรักษาความลับ จึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอย่างยิ่งของผู้ที่ทำหน้าที่ในตำแหน่งเลขานุการ
        นอกจากนี้ ยังแยกศัพท์ของตัวอักษรที่ประกอบเป็นคำว่า Secretary ได้ดังนี้
        S =    Sense             คือ  ความสำนึกในหน้าที่ว่าสิ่งใดความทำและไม่ควรทำ
        E =    Efficiency        คือ  ความสามารถในการปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพ
        C =    Courage         คือ  ความกล้าหาญ กล้ากระทำในสิ่งที่ดีโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิด
        R =    Responsibility  คือ  ความรับผิดชอบในการทำงาน
        E =    Energy            คือ  การมีกำลังใจ มีสุขภาพดี
        T =    Technique       คือ  การมีเทคนิคในการทำงาน
        A =    Active             คือ  ความว่องไวไม่ล่าช้าเพื่องานจะได้สำเร็จตามจุดมุ่งหมาย
        R =    Rich                คือ  ความเป็นผู้มีคุณธรรม
        Y =    Youth              คือ  ความมีชีวิตชีวา อยู่ในวัยหนุ่มสาว
        นอกจากงานในตำแหน่งเลขานุการแล้ว  ยังมีลักษณะงานที่มีตำแหน่งหน้าที่ใกล้เคียงกับงานอาชีพเลขานุการที่มักจะได้ยินกันอย่างแพร่หลาย  คือ "เลขาธิการ" และ "อักษรเลข"
        ตำแหน่งเลขาธิการนี้หมายถึง  ผู้ดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง เช่น เลขาธิการคณะรัฐมนตรี  เลขาธิการรัฐสภา  เลขาธิการพรรคการเมืองต่าง ๆ เป็นต้น
        สำหรับตำแหน่งอักษรเลข หมายถึง  ตำแหน่งในคณะกรรมการการปกครองส่วนท้องถิ่นที่มีมาแต่โบราณ  ใช้เรียกผู้ทำหน้าที่เลขานุการของผู้ว่าราชการจังหวัด

ประเภทของเลขานุการ
        เลขานุการสามารถแบ่งตามหลักวิชาการและตามคุณสมบัติได้ดังนี้
        1.  ตามหลักวิชาการ  แบ่งประเภทเลขานุการออกเป็น 4 ประเภท คือ
            1.1  เลขานุการประจำตำแหน่ง (Position Secretary) คือ ตำแหน่งประจำที่ได้กำหนดไว้อย่างแน่นอนในหน่วยงานหรือองค์การ โดยกำหนดอัตราเงินเดือนและหน้าที่ไว้แน่นอน ได้แก่ เลขานุการกรม เลขานุการองค์การ และเลขานุการบริษัท
            1.2  เลขานุการประจำตัวบุคคล  หรือเลขานุการส่วนตัว (Private or Personal Secretary) หมายถึง เลขานุการส่วนตัวที่ปฏิบัติหน้าที่ตามคำสั่งโดยตรงของผู้บังคับบัญชา  เลขานุการจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยทั้งในงานและกิจการส่วนตัว ได้แก่เลขานุการนายกรัฐมนตรี เลขานุการนักธุรกิจ นักแสดง เป็นต้น
            1.3  เลขานุการกิติมศักดิ์ (Honorable Secretary) คือ บุคคลที่ได้รับเชิญให้มาทำหน้าที่เลขานุการในกรณีพิเศษ เป็นตำแหน่งที่มีเกียรติ ส่วนมากจะเกี่ยวกับงานการกุศล สมาคม จะไม่มีเงินตอบแทนหรือเงินเดือนประจำ เช่น เลขานุการสภากาชาดไทย
            1.4  เลขานุการพิเศษ (Special Secretary)  คือ ผู้ที่มีตำแหน่งหน้าที่และได้รับเงินเดือนประจำอยู่แล้ว แต่ได้รับเชิญหรือแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เลขานุการเป็นการชั่วคราวหรือเป็นการเฉพาะในงานใดงานหนึ่ง  เมื่อสิ้นสุดลงตำแหน่งเลขานุการก็จะพ้นหน้าที่ตามไปด้วย ได้แก่ เลขานุการในการประชุม การอบรม การสัมมนา
        2.  ตามคุณสมบัติ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ
            2.1  เลขานุการบริหาร (Executive Secretary or Administrative Secretary) หรือเลขานุการองค์การ คือ เลขานุการที่ทำหน้าที่ช่วยงานในด้านการบริหารงานต่าง ๆ ของผู้บริการ เช่น ด้านนโยบาย งานวางแผน การประสานงาน เลขานุการประเภทนี้มักมีผู้ช่วยที่เรียกว่า Correspondence Secretary มาช่วยปฏิบัติงานด้านเอกสารให้
            2.2  เลขานุการอาวุโส หรือเลขานุการชั้นสูง (Senior Secretary) หมายถึง  เลขานุการที่มีประสบการณ์ในการทำงานมานาน เป็นที่ยอมรับนับถือและได้รับความไว้วางใจจากนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชามอบหมายอำนาจหน้าที่และตัดสินใจในการปฏิบัติงานมากกว่าเลขานุการระดับต้น
            2.3  เลขานุการระดับต้น (Junior Secertary) หรือเลขานุการระดับสามัญ หมายถึง เลขานุการที่พึ่งสำเร็จการศึกษาใหม่และยังไม่มีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อน ลักษณะงานที่ปฏิบัติส่วนใหญ่เป็นงานประจำวัน (Routine) หรือการปฏิบัติงานทั่วไปในสำนักงาน

ความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการ

เลขานุการบริหาร หรือ เลขานุการองค์การ

 

เลขานุการอาวุโส หรือ เลขานุการชั้นสูง

 

เลขานุการชั้นต้น หรือ เลขานุการสามัญ

 

พนักงานชวเลขชั้นสูง

 

พนักงานชวเลขชั้นต้น

 

พนักงานพิมพ์ดีด

 

คุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการ
    1.  มีความจำดี
    2.  มีความซื่อสัตย์ต่อนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชา
    3.  มีความสามารถในการทำงานได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว
    4.  มีไหวพริบปฏิภาณและตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
    5.  เป็นผู้รักษาความลับได้ดี
    6.  เป็นผู้ตรงต่อเวลา  รู้หน้าที่
    7.  เป็นผู้ที่มีอารมณ์ขัน
    8.  มีมานะอดทนและขยันทำงาน
    9.  มีมารยาทและความประพฤติดี
    10.  มีความรู้กว้างขวาง ทันเหตุการณ์
    11.  แต่งกายเรียบร้อย สุภาพ เหมาะสมกับกาลเทศะ
    12.  รู้จักลำดับความสำคัญก่อนหลังของงาน
    13.  มีมนุษยสัมพันธ์ดี

คุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการ
    1.  มีบุคลิกลักษณะและอุปนิสัยที่ดี (Good Character and Personality) หรือบุคลิกภาพและเจตคติที่ดี
    2.  มีความรู้เกี่ยวกับเทคนิคในงานอาชีพเลขานุการ (Secretarial Technique)
        2.1  การจดชวเลขและถอดข้อความ
        2.2  การร่างและโต้ตอบจดหมาย
        2.3  การพิสูจน์อักษรและการจัดพิมพ์
        2.4  งานพิมพ์ดีดและคอมพิวเตอร์
        2.5  การใช้โทรศัพท์
        2.6  การแยกประเภทจดหมายและเอกสาร
        2.7  การเก็บและรักษาเอกสาร
        2.8  การต้อนรับและการนัดหมาย
        2.9  มารยาทในการติดต่อและเข้าสังคม
        2.10  การเตรียม การจัด การบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม
        2.11  การเตรียมการเดินทางและการปฏิบัติงานระหว่างผู้บริหารไม่อยู่
        2.12  การประสานงานทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
        2.13  การจัดซื้อและการเตรียมอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน
        2.14  ความรู้ในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
    3.  พื้นความรู้ทั่วไป (General Background) คือ ความรู้ทั่วไปในการปฏิบัติงาน เช่น ความรู้เกี่ยวกับภาษี กฎหมาย การธนาคาร เป็นต้น
    4.  การผ่านการฝึกงาน (Apprentivesship) เลขานุการควรผ่านการฝึกงานก่อนที่จะเข้าปฏิบัติงานหรือรับตำแหน่งเลขานุการเพราะความรู้ทางด้านทฤษฎีอย่างเดียวนั้นยังไม่เพียงพอต่อการทำงานในหน้าที่ นอกจากนี้การฝึกงานยังช่วยให้การปฏิบัติงานมีข้อบกพร่องน้อยลงและช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น

 

แบบทดสอบหลังเรียน

Filename: j0295162.gif
Keywords: businesses, businessmen, businesswomen ...
File Size: 26 KB

กลับหน้าหลัก